Systeem in eigen beheer

Bedrijven en bestuursorganen vinden het steeds belangrijker dat ze het systeem dat ze aanschaffen zelf kunnen configureren en beheren, en dat ze niet afhankelijk zijn van de leverancier, de producent of een consultant. Daarom zijn alle standaardoplossingen van Atabix – van zaaksysteem tot projectadministratie en alles daar tussenin – makkelijk, veilig en effectief zelf te beheren.

Functioneel en technisch (applicatie)beheer

Het beheren van systemen valt in principe in twee onderdelen uiteen: functioneel beheer en technisch beheer. Functioneel beheer verwijst naar het zelf kunnen vormgeven, configureren en personaliseren van modules, zodat deze perfect aansluiten bij de processen die in de praktijk van een klant gevolgd worden. Denk bijvoorbeeld aan de Zaaktype Catalogus van ons Zaaksysteem, waarmee een functioneel beheerder onder andere zelfstandig nieuwe zaaktypes, benodigde briefsjablonen en de doorlooptijd per processtap kan configureren zonder tussenkomst van ons als leverancier. Op die manier sluit de applicatie optimaal aan op de (veranderende) behoefte van de organisatie, en houdt de klant altijd zelf grip op de oplossing. Bovendien borgt zelfstandig functioneel beheer de kennis over de procesgang en het systeem binnen de organisatie, voorkomt het een zogenaamde vendor lock-in en houdt het de beheerkosten laag.

Technisch (applicatie)beheer houdt het beheer en de ontwikkeling van de software en de rest van de IT-omgeving in, en verzorgt Atabix als onderdeel van de dienstverlening standaard voor haar klanten. Zolang het contract loopt nemen wij dus alle ingewikkelde technische zaken voor onze rekening. Zo brengen wij geregeld nieuwe versies van de software uit die zowel technische updates als nieuwe (of verbeterde) features van de oplossing bevatten. Ook houden wij bij of alle technische onderdelen van het systeem nog voldoen aan geldende eisen ten aanzien van compliance. Op deze manier kunnen onze klanten zich focussen op het functioneel beheer en het systeem exact configureren zoals past bij hun bedrijfsvoering, eisen, wensen en toekomstplannen, en hoeven ze zich geen zorgen te maken over de onderliggende technische details.

Voordelen Atabix-systeem in eigen beheer

Rond de ingebruikname van één van onze vele standaardoplossingen en -modules organiseren onze experts diverse trainingen voor de werknemers die met het nieuwe systeem gaan werken. Ze geven uitgebreide informatie over de vele mogelijkheden van de oplossing, wat de beste toepassing van het systeem is en hoe onze klanten er alles uit kunnen halen wat erin zit. Zodat ze het daarna zonder onze directe hulp kunnen. Daarnaast ontvangen onze klanten bij implementatie een uitgebreide gebruikershandleiding die bij elke grote release wordt geüpdatet. Met deze handleiding kunnen ze nagenoeg alle (functionele) taken en uitdagingen zelf oplossen. Het systeem is daarnaast zonder tussenkomst van onze medewerkers te koppelen aan externe systemen via de JSON-REST API met bijbehorende API-documentatie.

Hoewel onze platforms en systemen zo zijn samengesteld en ingericht dat onze klanten de meeste zaken zelf kunnen regelen, kunnen ze tot ver na ingebruikname op de hulp van onze multidisciplinaire teams rekenen, als ze toch hulp nodig hebben.