Vereenvoudiging van een boekhouding

Administratietool & responsive website

Een gedegen stap vooruit

Online oplossingen zijn niet altijd voor het grote publiek zichtbaar. Voor advocatenkantoor Blenheim ontwierpen we bij Atabix een volledige digitale werkadministratie. Hiermee wilde het juridisch kantoor zijn administratie stroomlijnen en overzicht scheppen in de grote hoeveelheid data. Blenheim staat bekend om de betrouwbare juridische dienstverlening. De vraag was dan ook om voor de advocaten een systeem te maken dat aansluit bij het gedegen karakter van het kantoor. Een prachtige kans om dit gerenommeerde bedrijf achter de schermen een stap vooruit te helpen.

Eenvoud is de maat

Overzicht en eenvoud zijn cruciale ingrediënten voor een gedegen online administratie. Maar dat is niet vanzelfsprekend bij een bedrijf waar tientallen professionals werken, met allemaal eigen manieren om gegevens te beheren. Advocatenkantoor Blenheim zag de meerwaarde van een geolied systeem waarin niet alleen de werkuren helder worden weergegeven, maar de verkregen informatie ook wordt gebruikt om zakelijk progressie te boeken.

In een paar muisklikken klaar

Binnen het nieuwe systeem creëerden we voor iedere advocaat een persoonlijke online omgeving. Wat zij daarin dienen te noteren, beperkten we tot het minimum: de werkuren, het betreffende dossier en het afgesproken tarief. Meer is er niet nodig. Met die informatie rekent het systeem uit wat de omzet is, hoe de debiteurstand ervoor staat en ook de uiteindelijke uuropbrengst per maand.

Extra hulp om de administratie op orde te houden is hierdoor niet meer nodig. De advocaat beheert zijn eigen agenda met een paar eenvoudige handelingen en krijgt direct een overzicht van het geleverde werk. En dat is nog maar het begin van de mogelijkheden.

Van intern naar extern

Het systeem heeft verschillende koppelingen met de buitenwereld. Zo versturen de advocaten hun facturen direct vanuit hun eigen online omgeving. Betrouwbaarheid staat voorop bij Blenheim en dus gaat de factuur automatisch via de dossier-verantwoordelijke. Wanneer die controle is uitgevoerd, gaat de nota naar de cliënt.

Omdat het systeem ook de debiteurenstand in de gaten houdt, volgt er een waarschuwing wanneer een voorschotnota verstuurd moet worden. Uiteraard bestaat de mogelijkheid om in de nota de kosten te specificeren. Hetzelfde geldt voor reguliere onkosten die in dienst van de cliënt worden gemaakt: kantoorkosten, griffierkosten of koerierskosten kunnen met een muisklik aan het lopende dossier worden toegevoegd.

Vooruitzien is regeren

Niet elke factuur wordt direct betaald en niet elke zaak is binnen enkele weken beëindigd. Met zulke gevallen hebben we ook rekening gehouden. Wanneer de termijn van een betaling is verstreken, bestaat de optie om direct een herinneringsfactuur te versturen. En wanneer een dossier wordt samengevoegd met een ander is dat digitaal ook binnen een paar seconden voor elkaar. Zo verliest de advocaat geen kostbare tijd en kan hij of zij de aandacht volledig richten op het juridische vakwerk.

Boekhouding bijwerken? Is al gedaan

De gegevens die de verschillende advocaten in hun online omgevingen invoeren, worden direct gekoppeld aan het boekhoudprogramma Exact Online. Iedere fase staat genoteerd: wanneer een factuur is verzonden, wanneer de betaling is afgerond, maar ook als de betaling nog op zich laat wachten. Aan het eind van het jaar staan per dossier de inkomsten en uitgaven automatisch onder elkaar en is de boekhouding dus zonder enige moeite direct op orde.

Inzicht dankzij overzicht

Het systeem biedt de mogelijkheid aan de partners van Blenheim om de stand van de confrères te bekijken. In een matrix is zichtbaar hoeveel uren de verschillende advocaten hebben gewerkt en tegen welk tarief. Hiermee wordt in een oogopslag zichtbaar in hoeverre de advocaten binnen het kantoor rendabel en effectief werk verrichten. De zoekopdracht kan worden toegepast op de afgelopen maand, het laatste kwartaal of zelfs per jaar.

De partner kan ook digitaal inzicht krijgen in de huidige bezigheden binnen het bedrijf. In de onder handen werkpositie wordt helder weergegeven welke uren tegen welke tarieven nog gedeclareerd dienen te worden. Mochten daar vragen over zijn, dan kan de desbetreffende advocaat direct worden aangesproken.

De leiding bepaalt koers

De beheerder van het systeem heeft de flexibiliteit om naar eigen wens digitale aanpassingen te doen. Wanneer een nieuwe advocaat zich aansluit bij het kantoor kan hij of zij online worden toegevoegd, zodat er een nieuwe persoonlijke omgeving ontstaat. Wanneer nieuwe kostenposten ontstaan, omdat het vervoer per helikopter bijvoorbeeld nog niet als optie bestond, kan die knop ook eenvoudig worden toegevoegd. En wanneer het btw-tarief verandert, is dat met een simpele ingreep binnen het systeem aangepast. Zo blijft Blenheim permanent up-to-date en biedt het zijn advocaten ook online een uiterst gebruiksvriendelijke werkomgeving.